Prozess-Audit-Checkliste für den Mittelstand.

Setzen Sie zwei Termine an: einen Workshop von 2 Stunden mit den Bereichsverantwortlichen und einen kurzen Abschluss-Termin von 30 Minuten. Drucken Sie die Checkliste aus oder öffnen Sie sie auf einem zweiten Bildschirm. Ein gemeinsam beschriebenes Whiteboard oder ein Miro-Board ersetzen die Checkliste nicht - sie strukturieren das Gespräch.

• Wen brauchen Sie im Workshop? Geschäftsführung, IT (falls vorhanden), je ein Vertreter aus den drei größten Funktionen.
• Halten Sie eine aktuelle Org-Übersicht bereit (max. 1 Seite, Funktionen statt Personen).
• Sammeln Sie für jede Funktion 1 – 2 Beispiel-Prozessketten als Ausgangspunkt.
• Klären Sie: Wer protokolliert. Wer entscheidet, wenn der Workshop kippt.

Beschreiben Sie für jeden Kernprozess in vier Spalten: Auslöser, Schritte, System, Ergebnis. Nicht das Soll, sondern das Ist. Wer Beschönigungen weglässt, gewinnt zwei Stunden - und am Ende ein ehrliches Bild.

• Welche Prozesse gibt es? (Vertrieb, Auftragsabwicklung, Einkauf, HR, Buchhaltung, Service.)
• Wer löst den Prozess aus? (Kunde, Mitarbeiter, Termin, externes Ereignis.)
• Welche Werkzeuge werden benutzt? (E-Mail, Excel, CRM, Spezial-Software, Zettel.)
• Wo werden die Daten am Ende gespeichert? (Welches System ist die Wahrheit.)
• An welchen Stellen bricht der Prozess heute regelmäßig?

Ohne Zahlen ist jeder Prozess gleich teuer. Schätzungen reichen, aber sie müssen geschätzt sein - nicht erfunden. Eine 10-Minuten-Tätigkeit, die täglich anfällt, ist 40 Stunden pro Monat. Das ist das Bild, das Sie nach diesem Schritt haben.

• Wie oft passiert der Prozess? (Pro Tag, Woche, Monat.)
• Wie lange dauert ein Durchlauf - von Auslöser bis Abschluss?
• Wie viele Mitarbeitende sind je Durchlauf beteiligt?
• Wie oft kommt es zu Nacharbeit oder Rückfragen?
• Welcher Anteil des Prozesses ist heute reine Datenübertragung (Copy-Paste, Übertippen, Mail-Weiterleitung)?

Nutzen Sie eine einfache Vier-Felder-Bewertung pro Prozess: Daten verstreut, Doppelerfassung, unklare Übergaben, fehlende Sichtbarkeit. Wer mehr als zwei Felder anhakt, hat einen Kandidaten für den ersten Schritt.

• Liegen Daten in mehreren Systemen - und welches ist die Wahrheit?
• Werden dieselben Daten an mehreren Stellen erfasst?
• Gibt es Übergabe-Punkte, an denen regelmäßig Aufgaben liegen bleiben?
• Hat die Geschäftsführung jederzeit ohne Nachfrage Sichtbarkeit auf den Status?
• Wer fragt am häufigsten nach: Kunde, interne Stelle, Geschäftsleitung?
• Welche Mail-Threads kommen monatlich wieder, weil der Prozess nicht greift?

Bevor Sie ein neues Tool einführen, prüfen Sie das vorhandene. In den meisten KMU sind 3 – 5 Tools schon eingeführt, werden aber nur zu 30 % genutzt. Eine Tool-Bestandsliste mit Lizenzkosten und tatsächlichem Nutzungsgrad ist der schnellste Hebel.

• Welche Tools sind im Einsatz - mit Lizenzkosten pro Monat?
• Welche Funktionen werden genutzt, welche nicht?
• Welche Tools überschneiden sich (z. B. zwei CRM-Systeme parallel)?
• Welche Tools haben Schnittstellen zueinander, die ungenutzt sind?
• Was war der ursprüngliche Grund für die Einführung - und gilt er noch?

Das Soll-Bild ist nicht „alles automatisiert", sondern eine Antwort auf die Frage: Welche zwei oder drei Schritte würden, wenn sie zuverlässig automatisch liefen, am meisten Zeit oder Fehler sparen? Mehr als drei sollten Sie aus diesem Workshop nicht mitnehmen.

• Welche Schritte könnten automatisch ausgelöst werden, statt von Hand angestoßen zu werden?
• Welche Daten könnten zwischen Systemen automatisch übertragen werden?
• Welche Status-Information könnte ein Dashboard zeigen, statt sie zu erfragen?
• Welche Entscheidung muss ein Mensch treffen - und welche reicht eine Regel?
• Welche drei Schritte würden, wenn sie laufen, den Prozess spürbar entlasten?

Jede Prozessdigitalisierung verschiebt Daten zwischen Systemen. Damit wandert auch DSGVO-Verantwortung mit. Diese Punkte sind kein Nice-to-have, sondern Voraussetzung dafür, dass das Ergebnis Bestand hat.

• Werden personenbezogene Daten verarbeitet - und in welcher Region liegen die Server?
• Liegt für jedes Drittsystem ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) vor?
• Werden KI-Funktionen genutzt? Falls ja: Klassifizierung nach EU-KI-VO offen.
• Wer ist im Unternehmen DSB (Datenschutzbeauftragter) oder Ansprechpartner?
• Welche Daten dürfen das Haus nicht verlassen?

Wenn der vorletzte Punkt mit „weiß ich nicht" beantwortet wird, empfehlen wir den EU-KI-VO-Leitfaden als nächsten Schritt.

Halten Sie das Ergebnis auf einer einzigen Seite fest. Mehr liest niemand mehr. Die Seite enthält: drei priorisierte Kandidaten, je geschätzte Einsparung, je geschätzten Aufwand, je Verantwortliche, je nächster Termin.

• Drei priorisierte Prozesse mit Begründung.
• Pro Prozess: aktuelle Stundenzahl pro Monat (Schätzung) → erwartete Stundenzahl nach Automatisierung.
• Pro Prozess: Aufwand für Umsetzung in Wochen.
• Pro Prozess: namentliche Verantwortliche im Haus.
• Termin für Entscheidung: Selber bauen, extern bauen lassen, vertagen.

Eine Checkliste ist kein Audit. Sie strukturiert ein Gespräch und erzeugt eine erste, ehrliche Bestandsaufnahme - mehr nicht. Für die Umsetzung braucht es danach handwerkliche Arbeit: Werkzeuge auswählen, Prozesse modellieren, Schnittstellen bauen, Dokumentation schreiben.

Wer die Umsetzung ausgelagert sehen will, findet bei Gewerk Prozesse digitalisieren eine festpreis- oder retainer-basierte Begleitung mit Make und n8n als Plattform-Stack.